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『福祉大臣』導入で、効率的な会計業務に生まれ変わった

同法人が運用していた他社の福祉会計システムでは日常業務や決算業務でも不要な手間が掛かり、ミスも発生するなど多くの課題を抱えていました。

「日常業務では伝票入力後の集計処理が毎回30分程度掛かり、他の担当者がログイン中の場合、集計処理などができず、業務が止まっていました。特に決算月などの繁忙期は、担当職員が悲鳴を上げていました」（登坂氏）

くわえて、過去に決算帳票や振込データにミスが出てしまうなど、課題は深刻なものに。旧システムのリース満了を機に、新システム導入の検討に入りました。

「『福祉大臣』のデモンストレーションを見て、魅力を感じた点は処理速度が早く、ほとんどの帳票にエクセルやCSVでのデータ出力機能が付いていること。行政から書類の提出依頼が頻繁にあり、データ出力は必須です。業務効率の向上が見込め、群馬県の社会福祉法人の中でシェアが高いことも導入の後押しとなりました」（登坂氏）

導入後、業務の効率化は飛躍的に向上し、ミスの削減にも繋がりました。

「集計処理に掛かっていた時間が短縮でき、入力作業も伝票予約や仕訳事例登録などを利用し、効率的に行えます。また、仕訳日記帳や元帳画面の明細行から該当の伝票入力画面に飛び、修正できる機能は便利です」（登坂氏）

また、帳票作成についても『福祉大臣』から出力したデータを活用されています。

「頻繁に出力する元帳や総勘定元帳などをはじめ、『福祉大臣』から抜き出したエクセルデータにマクロを組んで別文書を作成。検印欄を付けるなど、一手間加えて運用しやすい帳票を心がけています」（登坂氏）

月次や決算業務でも『福祉大臣』によって効率化を実現しました。

「旧システムでは、毎月の支払額一覧表を手入力していました。『福祉大臣』では業者別の支払残高一覧表や支払予定表も集計でき、出力が可能。また、固定資産登録は類似する固定資産をコピー＆ペーストし、名称を変更するだけ。以前は、減価償却の耐用年数を法令などで調べていましたが、今では自動計算してくれるので省力化できました」（登坂氏）

「一番効率化できたのは決算業務です。現行会計基準で規定されている事業ごとの帳票に対応しているので、決算帳票の作成も容易になりました。特に決算附属明細書の自動作成は便利です。多忙な決算月でも、確認作業に時間が割けるので余裕を持って、決算業務に取り組めています」（角田氏）

同法人では『福祉大臣』の導入により、クライアント数の削減にも成功しました。

「以前は、各支所に一人ずつ伝票入力担当者がおり、本所含む6支所で7クライアントが稼働。現在は、5支所で5クライアントです。引き上げた支所の分は請求書を本所にまわし、処理しています。結果的に職員約2人分の削減につながりました。『福祉大臣』で業務の効率化が図れた証拠だと思います」（登坂氏）

新会計基準の移行の準備を進めている同法人。移行に際しての展望をお聞きしました。

「新会計基準への移行は平成27年度を予定しており、準備を進めています。先行して経理規定を決め、今後は拠点区分などの検討に入ります。『福祉大臣』を使った移行の手順も把握できているので、安心です」（登坂氏）

頭を抱えていたエクセルによる管理が『顧客大臣』で一新

同法人では、登録しているボランティアや会員、在籍中の職員管理を異なる方法で行っており、それぞれの課題を抱えていました。

「会員と職員管理は、エクセルにマクロを組んだ自作データで管理していました。ネックだったのは様式や法律変更による、頻繁なプログラム修正です。担当職員が修正を繰返すことで見づらく使い勝手が悪い、属人的な管理となっていました。また、ボランティアはエクセルなどでも管理しておらず、統一した登録用紙もないという状況。細かな変更箇所が多く、対象者も変わることもあり、システム化は諦めていました」（登坂氏）

「臨時職員の雇用が多いため、契約満了を迎える職員や新たに採用となる職員も多く、職員数の変動も頻繁にあります。エクセルでの職員管理では実働する職員数の把握さえも難しく、職員が異なる期間で2つの雇用契約を締結、時給が違う業務を複数行ったなどで重複登録が発生し、煩雑な状態でした」（角田氏）

このような状況のなか、『顧客大臣』の特長を生かし、システム化を実現しました。

「入力画面は目的や管理したい内容に応じて、項目作成や入力順などを容易に指定できるため、とても便利です。また、帳票レイアウトで任意の帳票が作成できるなど、カスタマイズ性の高さに驚きました」（登坂氏）

ボランティアと会員管理はそれぞれ必要な独自の項目を設定し、管理しています。

「ボランティアの登録者数が約900人おり、『顧客大臣』で氏名・年齢などの基本的な項目と、活動履歴やボランティア保険加入の有無なども登録。履歴データを参照できる点は便利で、任意のデータを明細単位で一括コピーでき、運用面で効率化が図れます。また、団体と個人で重複している方の条件を指定し、検索することも簡単です」（登坂氏）

「会員管理では、会費の徴収などの入金管理と請求書の発行管理を行っています。一般・賛助・特別賛助会員ごとに設定された会費の請求書発行と入金の有無を入力。『顧客大臣』で一元管理できたことは省力化に繋がりました」（角田氏）

さらに、エクセルによる煩雑だった職員管理は誰もが使いやすいものに一新しました。

「『顧客大臣』では職員ごとで雇用契約の履歴管理ができ、重複登録が改善。個人の台帳を作成し、採用から退職までの昇級例なども更新でき、職員状況の把握が可能です。また、条件設定で実働している職員の一覧表、雇用保険や社会保険加入者を抽出し、名簿を容易に作成できる点も助かっています。職員の年齢や勤続年数などを計算式に設定できるなど、あらゆる集計に役立ちます」（角田氏）

それぞれの管理のシステム化に成功し、運用面での効果も実感しています。

「担当職員は、電話番号を使った検索や入力ができる点が好評です。一方、上長からは登録している顔写真で職員の顔と名前が一致し、職員との面談時などに個人台帳を活用できる点が良いとの評価を得ています」（登坂氏）

「以前のエクセル管理では、職員間でも登録や修正に関するルールなどが整っていませんでした。『顧客大臣』によって運用方法が統一でき、職員の役割が明確化。また、社員情報や賞罰など、項目ごとで登録しているデータが異なっていましたが、一元管理を実現し、部署内での情報共有も図れました。さらに、メニュー管理で職員ごとに参照のみ・入力と参照のみなどの処理制限ができ、画面や帳票での表示・非表示の設定も可能なため、セキュリティ面も安心です」（登坂氏）

『顧客大臣』を活用することで、悩みの種だったボランティア・会員・職員管理が一気にシステム化しました。今後も高い検索性と集計条件や計算式の設定で必要な帳票類の作成ができ、運用の幅はますます広がりそうです。

正確な労働時間管理の実現に向け、『就業大臣』を活用中

同法人は、労働基準法を率先して遵守しなければいけない立場にあります。しかし、複雑な就業規則に則って正しく労務管理を行うには、正確な労働時間の把握が第一歩だと言えます。

「これまで職員には出勤簿で出退勤を管理し、休憩取得や残業時などに時間を記入してもらっていました。しかし、出勤簿ですと自己申告に頼る部分があり、正確な労働時間を把握という点では完全ではありません。3〜4年前からタイムレコーダーに切り替えることを視野に入れていました」（登坂氏）

これまでの紙による勤怠管理では確認や修正も人手によるもので時間がかかり、ミスの恐れもあります。まずは、職員の正確な出退勤時刻を管理すべく、『就業大臣』と応研製タイムレコーダーAGX350Dを導入しました。

「導入当初は、我々の部署にいる職員数名でテストデータを取るなど、運用面でのチェックを行いました。その後、本所に勤務する全職員にタイムカードを配り、運用を開始しました」（登坂氏）

現在、さまざまな勤務体系に対応すべく『就業大臣』の機能を使い、勤怠管理に取り組まれています。

「『就業大臣』に正規・嘱託職員、臨時職員・土日祝、土曜日出勤、日祝日出勤、年末年始の5つの勤務区分を登録。例外区分に中抜け（外出）を、事由には早出残業と遅出残業の2つを登録しました。まだ、打刻時に戸惑う職員がおり、運用方法を周知徹底させている最中ですが、正確な出退勤時刻が分かるようになりました。打刻データは日々『就業大臣』に取り込み、勤務データの確認や修正を行っています。特に不定期な勤務時間となる臨時職員の打刻データと事前に申し出のある勤務時間を突合せしています」（角田氏）

しかし、『就業大臣』とタイムレコーダーの運用において、より改善すべき点はあると話します。

「現状では、複数の雇用形態や多岐に渡る職員の勤務内容により、すべてが効率化できたわけではありません。ホームヘルパーなど直行直帰が多く、打刻ができないことがほとんどです。その際は申請書類に記入してもらい、『就業大臣』に勤務データとして入力しています。さまざまなケースがあり、打刻ができない、移動中に時間外勤務となった場合などは申請書類を提出することで、対応しています」（角田氏）

業務効率化の実現に向け、「大臣シリーズ」は良きパートナー

「大臣シリーズ」を活用し、会計業務をはじめとする基幹業務の効率化を図ってきた同法人。今後は『就業大臣』による勤怠管理の徹底と効率化を図り、給与計算までワンストップで行えるように取り組まれるそうです。

「煩雑な給与計算まで自動化できれば、省力化と人件費などのコスト削減が期待でき、我々としても得られる効果は計り知れません。本所で成功事例を作り、『就業大臣』を全支所に導入することが当面の目標です。より安定した運営基盤を構築するために、今後もシステムを導入する際は「大臣シリーズ」で統一したいと考えています」（登坂氏）

同法人はこれからも基幹業務改善に向けた取り組みを積極的に行い、利用者により充実した地域福祉サービスを安定的に提供し、職員が業務に集中できる環境を整えていく考えです。「大臣シリーズ」は今後も同法人のパートナーとして、基幹業務改善に貢献していくでしょう。