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エクセルによる人事管理が支障を来し始めていた

同社は以前、エクセルで自作したデータを社員管理用として使用しており、氏名や年齢、性別、住所、入社年月日、雇用契約期間、社員の資格取得状況などの項目を管理していました。

「社員の管理といっても、基本的な要綱しか入力していませんでした。しかし、社員数が増えるにつれ、属人的な管理になってしまい、さまざまな業務が滞ることも。弊社の雇用形態は正社員、契約社員、パート社員の3種あり、契約期間や勤務時間も異なります。雇用契約の更新が契約満了日の直前になったり、契約更新に関わる書類の提出も遅れてしまうこともありました。社員数に比例して、管理項目の追加などで増え続けるエクセルのシートとデータは見にくく、検索や集計に難があったため、特に期日のあることに関しては見逃してしまうなどの人為的なミスが絶えませんでした」（福岡氏）

さらに、内定・採用通知書などの書類も、作成する担当者によって、フォーマットが異なっていたり、データ自体がどこに保管しているかが不明という状況もあったそうです。

「弊社は欠員補充による中途採用が多く、入社と退社が不定期で発生するため、そのつど採用に関する書類作成が必要です。毎回、採用書類のデータを探す手間が発生するなど、情報の共有化が図れていませんでした。欲しい情報やデータがすぐに確認できず、帳票の作成にも時間が掛かっていました」（福岡氏）

社員情報を一元化でき、検索や集計、帳票作成の省力化を実現

このような状況を改善し、正確な社員管理を行い、5年、10年先を見越した人材育成と人事戦略を立てることを目標に、人事管理システムの導入に踏み切りました。

「『人事大臣』の導入を決めた理由の一つに、管理項目の自由設計や入力画面、管理帳票の設計など、弊社が管理したい項目に沿って、カスタマイズできる点があります。社員の基本情報にくわえて、契約開始日と雇用期間、総合旅行業務取扱管理者や総合旅程管理者などの資格に関する番号や証書、外務員証の発行日や有効期限などの項目を追加しています。このような期日がある項目については、集計の条件を設定して効率よく抽出でき、帳票を簡単に作成できるので、確認に役立ちます。さらに免許・資格取得者一覧も出し、資格を持っていない社員に対しては取得を促しています」（福岡氏）

これにより、外務員証の再発行や、契約・パート社員の再契約時などの確認業務がスムーズになり、人為的なミスも削減したそうです。また、社員の人事バランスを俯瞰して見ることができる点も魅力のひとつと福岡氏は語ります。

「職種別年収構成表などを作成し、部署や社員間における給与支給額、等級・号俸のバランスをチェックしています。ほかにも、在籍期間一覧表や所属・役職別勤続年数分布表、所属・役職別人数分布表などで確認すれば、社員や管理職の勤続年数、人数のバランスなども一目瞭然です」（福岡氏）

また、社員の平均年齢が約35歳、約7割が女性という同社。女性社員が多く在籍しているため、結婚を機に退社、妊娠・出産による産休の取得など、特有の事情を抱えています。

「休職する女性社員の管理にも『人事大臣』を活用し、取得開始日や復帰予定の期日などを確認しています。また、新卒採用も行いますが、現状では中途採用が中心となっているため、常に会社全体の人事的なバランスや配置を把握しておくことは重要です。『人事大臣』を活用することによってどの部署、拠点に、どのような人材が望ましいのかを想定できるようになりました」（福岡氏）

また、採用や退職時に必要になる内定・採用通知書や辞令書のフォーマットは統一でき、再発行も簡単になりました。在職・退職証明書は厚生労働省のモデル様式に沿った形での印刷に対応しているなど、使い勝手の良さも評価をいただいています。

「以前は労働基準局に提出する書類を作成する際、社員情報を収集することも大変でした。『人事大臣』は検索・集計の機能が充実しているため、欲しい情報が即座に見つかり、重宝しています」（福岡氏）

『人事考課ユニット』で自社の目標管理シートをシステム化

同社では、社員ごとに年間の目標管理に用いる「WILLシート」を作成し、人事考課に役立てています。

「3年前からWILLシートを導入し、人事考課時に活用していました。これもエクセルを使い、管理していました。このWILLシートの結果を給与査定の材料に含めたのは、昨期からです。ウィルシートをベースにした人事考課のシステム化を目指し、『人事考課ユニット』を導入しました。各部署長と社員が協議の上、設定した目標や課題、付随する配点を、その後決定した評価を入力。毎年続けることでデータが蓄積され、推移も見ることができると思います」（福岡氏）

今後は『人事大臣』『人事考課ユニット』を活用した人事管理と人事考課により、管理しているデータを使い、人事面での分析に用いたいと語ります。

「社内での人の動きや毎年の人事考課の結果など、大臣シリーズで管理するデータをいかし、あらゆる角度から人事面での分析を行いたいと考えています。人事異動を検討する際に、現在の各部署、拠点での社員のキャリアや年齢構成、給与支給額や等級のバランスなどを容易に確認できるのも『人事大臣』ならでは。会社の事業戦略に沿った形で人事管理ができ、先を見越した採用活動にも活かしてきたいです」（福岡氏）

また、同社は『給与大臣』も導入しました。『人事大臣』との連携で、さらなる業務効率化を図ります。

「これまでは他社の給与計算ソフトだったので、連携ができず手間が掛かっていました。今後は社員や家族、所属、年収、実績などの情報が『給与大臣』と共有できるため、入力作業の軽減、ヒューマンエラーの防止にも繋がります」（福岡氏）

人事管理を徹底させ、事業発展の礎を築きたい

今後、同社が目指す会社の将来像を実現させるには、営業面の強化はもちろん、人事面における社内環境の充実も大事な要素だと言えます。

「沖縄の方をはじめ、本土の方々にもジャンボツアーズという会社をさらに知っていただき、旅行＝ジャンボツアーズというような認められる存在になりたい。そのためには社員一人ひとりのレベルアップが必要です。社員自身がスキルや経験を積める環境、結果に対して正当な評価として報える環境を整えていく。これには、日頃の適正な人事管理と全体を俯瞰して確認できる『人事大臣』のようなシステムが不可欠だと思います」（福岡氏）

会社の基盤である社員の情報を一括管理し、活用できる『人事大臣』は同社において、ますます活躍の場を拡げていきそうです。