2016年から始まったマイナンバー社会保障・税番号制度。マイナンバーの導入準備と実務についてご紹介します。

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マイナンバーの導入準備と実務

2015年内に行うこと

個人番号を取り扱う際の安全管理措置を講じます。

個人番号および特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

従業員および報酬などの支払先から個人番号を収集・保管します。

本人確認は番号法などで認められた方法で行う必要があります。個人番号カードを持っている場合には、番号確認と身元確認がこのカード1枚で行えます。提供された個人番号は特定個人情報の具体的な取扱いを定める取扱規程などに沿って保管・管理を行います。

2016年以降に行うこと

目的に応じて個人番号を利用する必要があります。

2016年より、主に下記のような業務で個人番号の利用が始まります。

※1 2015年(平成27年)中に2016年(平成28年)分の扶養控除等(異動)申告書を収集する場合、個人番号の記載は任意です。ただし、記載されていない場合、2016年(平成28年)中にあらためて収集する必要があります。
※2 これらの申告書は従業員本人が事業主に提出するもので、記載する配偶者や扶養親族の個人番号についての本人確認は従業員本人の義務とされているため、企業では従業員本人の本人確認のみを行います。一方で、国民年金の第3号被保険者の届け出は、当該第3号被保険者(従業員の配偶者)が事業主に対して行うものであり、従業員はその代理人という位置づけになるため、企業で当該第3号被保険者の本人確認(番号確認と身元確認)を行う必要があります。
※3 健康保険・厚生年金保険の業務は2017年(平成29年)1月1日以降の提出分から、国民健康保険組合については2016年(平成28年)1月1日以降の提出分からとなります。

退職などにより利用の必要がなくなった個人番号について、
保存期間経過後はできるだけ速やかに廃棄します。

従業員の退職など、社会保障および税に関する手続き書類の作成事務を処理する必要が無くなった場合で、法令において定められている保存期間を経過した場合に、できるだけ速やかに個人番号を廃棄し、その事実を記録・保管します。

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