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大臣シリーズ 導入事例

就業管理の改善で「ユースエール認定企業」に。
適切なワーク・ライフ・バランスで働きやすい介護施設へ

社会福祉法人康和会 オレンジガーデン(千葉県船橋市)

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職員が働きやすい環境づくりにいち早く取り組み、労務管理が優良な「ユースエール認定企業」として認められた社会福祉法人康和会 オレンジガーデン。
業務のICT化で職員の残業時間の短縮や有給休暇取得率の向上を実現。
積極的な労働環境の改善に、大臣シリーズが活用されています。

概要

名称
社会福祉法人康和会 オレンジガーデン
所在地
千葉県船橋市芝山7-41-2
代表者
宍倉 喜久雄
設立
平成11年(1999年2月)
従業員数
94名
事業内容
特別養護老人ホーム、ケアハウス、通所施設などの運営
URL
http://kowakai-orange.or.jp

システム

システム構成
システム構成図

自動化とスムーズなデータ連携で負担軽減、複雑な処理も可能に

事務長
鈴木 雅博 氏

オレンジガーデンでは、以前より使用していた『給与大臣』とシームレスな連動が可能な『就業大臣』を導入。いたるところで負担がかかっていた就業管理の改善が目的でした。

「タイムカードとシフトとの照合や残業時間の計算、『給与大臣』への転記、確認などは全て手作業で行い、何日も費やしていました。締め日から給与支払まで半月あるものの、銀行での手続きや公休も含めると実際のリミットは短く、毎回カツカツの状態でした。」(鈴木氏)

現在はICカード式のタイムレコーダーに切り替え、『就業大臣』への打刻データの転送・エラーチェックが自動化。さらに『給与大臣』との勤怠データ連動とネットバンキングの活用で、面倒な作業を一気に削減しました。

「作業が格段に楽になりましたし、以前はできなかった複雑な処理も実現しました。有給休暇管理では、職員それぞれの入社日を起点日とした付与日数の計算や更新、半休への対応が簡単に行えるようになりました。

また、オレンジガーデンでの『子の看護休暇』(子どもの病気や予防接種時に利用できる休暇制度)は、子ども1人につき3日までを有給としていますが、こうしたイレギュラーな休暇も『就業大臣』で柔軟に管理できています。」(鈴木氏)

システム化と独自の取り組みで労働環境の大幅な改善に成功

「介護報酬が年々下がり、高齢化で職員が減っていく中でもサービスの質を維持するには、職員の仕事と生活の質を改善しなければなりません。」(鈴木氏)

むだな残業がなく、有給休暇を消化しやすい環境づくりのため、4年前から法人全体でワーク・ライフ・バランス(仕事と生活の調和)への取り組みに着手しました。

「1人だけで担当する事が多い事務作業は属人的になりがちです。何人かの事務職員で業務を共有して担当者を増やす事で、休暇を取りやすくしました。さらに、手書きで作成していた介護記録のPC入力への移行や『就業大臣』導入など、業務の全体的なデジタル化を行いました。」(鈴木氏)

結果、月に約170時間の業務時間カットに成功し、離職率が介護業界の平均を大きく下回る9%まで低下。近年になって働き方改革が意識され始めた中、千葉県の社会福祉法人としては初の「ユースエール認定企業」に選ばれました。

ユースエール認定企業とは
雇用・労務管理が優良な中小企業を対象にした制度。離職率が20%以下、正社員の有給休暇の取得率が70%以上、月平均残業時間が20時間以下など、12項目をクリアした企業が厚生労働省より認定される。

業務効率化でできた余力を利用者へのサービスに還元する

オレンジガーデンでは事務作業の効率化に成功した分、介護サービスの質の向上に注力しています。

「国の基準で入居者3人につき1人の介護職員の配置を定められているところ、うちでは入居者2人につき1人配置できています。やはり利用者さんと直接関わる介護職員が多い方がサービスも手厚くなりますし、ただ労働環境を整えるだけで実際に仕事が回らなければ施設は成り立ちません。職員のワーク・ライフのうち、ワークも意識して生産性を高めて、より良いサービスを提供していく必要があります。」(鈴木氏)

職員のモチベーションを上げるために、いくつかの社会福祉法人施設との共同での運動会や介護事例発表会などに積極的に参加しているほか、オレンジガーデン独自の取り組みとして、介護職員が一般業務に就かない『日勤フリー』と呼ぶ日を月に1日設けています。

「『日勤フリー』では、午前中は日頃たまったデスクワークや議事録を片付け、午後は利用者さんとお出かけや食事をしたり、スポーツ観戦に行くなど、一緒に過ごす時間にしています。利用者さんの生きがいになる時間が職員のやりがいにもつながればと思って実施しています。」(鈴木氏)

業務改善を進め、過ごしやすい施設・働きやすい職場を実現

今後は、人事管理とシフト作成の効率化を試みています。

「配置基準や就業規則に則ったシフトが自動作成できるシステムを導入し、『就業大臣』にcsvとして簡単に取り込めるようになりました。まだ導入して間もないので、これから活用予定です。

法人としては、要介護になる前の高齢者向けにリハビリ体操や介護セミナーを実施しています。こうした方達にもずっと元気でいていただけるよう、予防事業は続けたいです。施設を通して地域に還元できるパワーを作るためにも、ICT化は必須になると思います。」(鈴木氏)

※この導入事例の記載内容は取材時(2017年4月)のものです。

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