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大臣シリーズ 導入事例

『給与大臣』は当センターの複雑な職員構成に対応でき、
『公益大臣』との連携、ネットワーク化で事務効率化に役立っています。

財団法人 福島県産業振興センター (福島県福島市)

福島県の外郭団体、財団法人福島県産業振興センターでは、福島県内の中小企業や創業を目指す人々に対し、経営や技術、人材など多方面からの支援を行い、県内産業の活性化をするための組織として活動を続けています。

会計システムに『公益大臣』、給与システムに『給与大臣』を採用、拠点間をネットワークで結び、事務の効率化を進めています。

概要

名称
財団法人 福島県産業振興センター
所在地
福島県福島市三河南町1-20コラッセふくしま
理事長
瀬戸明人
職員数
約80名
事業内容
福島県内中小企業に対し、経営基盤の強化や経営の革新、創業の促進、技術の高度化などの支援事業を手掛け、県内産業の振興をはかる福島県の外郭団体。
URL
http://www.utsukushima.net/

システム

システム構成
システム構成図
導入・バージョンアップ前の問題点
  • 他社製システムは処理スピードが遅かった
  • 作業するために順番待ちが生じていた
  • 給与計算を外部委託していたためコストが高かった
改善ポイント
  • データの処理が速くなり、印字スピードもアップした
  • 複数拠点の担当者が同時利用できるようになった
  • 「給与大臣」導入でコストを抑えることができた

県内中小企業を対象に多彩な支援事業を展開

神藤ゆかり氏

企画管理部総務企画グループ
課長代理
神藤ゆかり 氏

あの「リーマン・ショック」以来、世界中で厳しい経済状況が続き、なかなか明るい兆しが見えてきません。皆様も、この危機的状況を乗り切るため、さまざまな手を尽くしていることでしょう。そんな中小企業の経営を手助けし、福島県の産業振興を目指しているのが、財団法人福島県産業振興センターです。

福島県産業振興センターには、経営や創業のコンサルティングを行う経営支援グループ、設備資金貸付や設備貸与などを行う設備支援グループ、販路開拓などを行う取引支援グループ、研究開発や産学連携の支援を行う技術支援部、再生支援を行う福島県中小企業再生支援協議会などの組織があり、さまざまな分野にわたって中小企業の支援を手掛けています。また、中国には上海事務所も持っており、中国への進出、販路拡大を目指す企業のための現地支援も行っています。

その職員数は約80名。センターで採用された職員に加え、県からの出向職員、そして経営や技術などの各分野で豊富な実務経験を持つ専門職員で構成されています。

「このような厳しい経済状況の中ですから、私たちの業務も多忙を極めています。スピーディーに業務をこなし、効率的にやっていかないといけません」と語るのは、企画管理部 総務企画グループ課長代理の神藤ゆかり氏です。総務企画グループは課長を含め6名で、センター全体の総務事務全般を担当しています。

普通の企業とは異なる会計処理を『公益大臣ERP』で効率化

そうした総務事務の効率化は、ひいては組織全体の業務を迅速かつ効率よく進めるために重要な取り組みです。総務企画グループでは、事務のシステム化を通じて、効率化を進めています。

まず、会計システムには、2006年度から『公益大臣』を活用しています。以前は他社製システムを使っていたのですが、会計基準の変更に際して、より効率的に業務を進められるよう入れ替えを検討したそうです。

それまでのシステムは1台のPCに入っているだけの、スタンドアロン状態でした。忙しい時期には作業するための順番待ちが生じるため、さらに作業が滞りがちだったのです。また、大半の事業は福島駅前のオフィスに拠点を置いていますが、技術支援部は郡山市の工業団地内にあり、多目的ホールや会議室などを備えた産業交流館「ビッグパレットふくしま」は郡山市街です。これらの拠点ではそれぞれの会計処理を現地で行い、決算の際には紙に出力した資料を持ち寄って、合算するという手間がかかっていました。業務効率化のためには、システムのネットワーク化によって、こうした負担を軽減していく必要があったのです。

また、普通の企業にない特殊な科目の設定が必要であったり、将来的に国や自治体の政策・施策の変更で事業内容が大きく変わる可能性もあるため、自由度の高いシステムが求められています。

こうしたさまざまな検討を行った結果、他のシステムと違って追加料金なく自由に科目を追加でき、個別カスタマイズも可能で、ネットワーク化にも対応し、コスト面でも有利な『公益大臣ERP』が、入札を経て採用されました。端末は4台となり、本部に2台、技術支援部とビッグパレットふくしまに各1台を配置、閉域ネットワークを構築してオンラインで結んでいます。

「『公益大臣』は、以前のシステムより計算も印字も処理が速くなり、ずいぶん使い勝手が良くなりました。また、台数を増やして各拠点に配置したことで、それまでの順番待ちはなくなり、決算時の作業負担も軽減されました」(神藤氏)

複雑な事業・人員構成に対応する「給与大臣」の採用で給与計算も迅速に

星川拓氏

企画管理部総務企画グループ
主事
星川拓 氏

続いて2008年度には、給与計算の効率化にも着手しました。以前は給与計算を外部に委託していたのですが、センター自身で行うようにすることで経費節減を図ったのだそうです。

給与システムに採用されたのは『給与大臣』。『公益大臣』との連携が容易なことはもちろん、福島県産業振興センターの複雑な事業・人員構成に対応できることがポイントとなりました。最初に紹介したように、センター職員、県職員、専門職員が混在しており、給与体系はもちろん年金や健康保険など対応する制度が異なっているため、それぞれの制度に沿った計算が必要なのです。

「実際、自分たちで計算するようになると、いろいろな苦労があります。その都度、サポートに電話するなどして解決してもらいました」と、給与計算を担当する総務企画グループ主事の星川拓氏は言います。

「でも、サポートサービスは対応が早く、ほとんどの課題は即決してもらえます。そして、自分たちで給与を計算した方が、結果としては負担が減ったと思いますね。例えば決算のときなど、過去の資料を参考にする場合にも手許の端末で確認できますし、また源泉徴収票などの印刷も、迅速にできるようになりました」(星川氏)

『給与大臣』も、3つの拠点に端末が置かれています。郡山の拠点では、初めて給与計算を担当することになった職員もいますが、大臣シリーズの代理店で、導入や運用の支援を行っている株式会社エフコムのトレーニングを受け、毎月の計算に使いこなしているそうです。

さらなる事務作業の効率化を進め、より多くの中小企業の支援を

福島県産業振興センターにおける総務事務の効率化は、こうして進められてきました。

「昨年度は、かなり業務の改善ができたと思います。今後は特定収入の概念に対応している『公益大臣』の消費税管理機能を活用し、さらなる効率化を目指します」と神藤氏は言います。

福島県産業振興センターが手掛けている事業は公共のもの。神藤氏から中小企業の皆様に、メッセージをいただきました。

「厳しい状況に置かれている中小企業も少なくないと思いますが、私たちは県内のどのような中小企業にも支援をしていこうと考えています。そのために業務の効率をアップし、スピーディーに進められるよう努力しています。まずは遠慮なく、何でもご相談ください」

※この導入事例の記載内容は取材時(2009年9月)のものです。

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